Är det tillåtet att skicka ut medlemsregister till medlemmar via e-post?

För att det ska vara tillåtet att skicka ut medlemsregistret måste man ha ett stöd i dataskyddsförordningen, en så kallad rättslig grund. En sådan rättslig grund kan vara samtycke från medlemmen. Man bör ta hänsyn till att en medlem kanske inte vill att hens uppgifter sprids till övriga medlemmar via e-post. Det kan exempelvis finnas medlemmar som har skyddad adress eller hemligt telefonnummer. Det krävs även att medlemmarna fått information om att medlemsregistret kan komma att skickas ut.

Dessutom är det viktigt att tänka på säkerhetsaspekterna. Enligt dataskyddsförordningen ska den som behandlar personuppgifter vidta lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifterna. Man bör överväga om det är nödvändigt att genom exempelvis kryptering förhindra att uppgifter kan läsas eller förvanskas av någon annan än den avsedda mottagaren när man ska skicka något med e-post. Det har också betydelse vilken typ av personuppgifter det rör sig om, exempelvis om registret utgör känsliga personuppgifter eller innehåller personnummer.